أكثر من مجرد بريد إلكتروني.. هذا ما لا تعرفه عن وظائف "جيميل"

ظاهريًا، يبدو تطبيق "جيميل" (Gmail) وكأنه نظام أساسي لإرسال البريد الإلكتروني واستلامه، لكنه في الخفاء، يمتلك الكثير من الوظائف التي يُمكن الاستفادة منها، مثل جدولة الإرسال، وتغيير السمات، وحتى الدردشة.

ومن أجل استخدام أفضل للتطبيق، شرح موقع " 9to5google" بعض هذه المزايا، وكيفية تطبيقها.

جدولة الإرسال

قد يكون الوقت متأخرًا عندما يخطر ببالك أن ترسل صورة أو فكرة ما لأحد. وهنا تأتي ميزة جدولة إرسال البريد الإلكتروني من "جيميل". وإليك الخطوات اللازمة لفعل ذلك:

من خلال هاتف "أندرويد":

ابحث عن زر "إنشاء بريد إلكتروني" (Compose email) في الجانب الأيمن السفلي من شاشتك، واضغط عليه، وأكتب الرسالة الإلكترونية، وعند الانتهاء من الكتابة، أنقر على قائمة النقاط الثلاث في أعلى يمين الشاشة، ثمّ أنقر "جدولة الإرسال" (schedule)، وحدّد الوقت.

ويُمكنك الاختيار من بين إعدادات "غوغل" المسبقة، أو يمكنك تحديد الإطار الزمني الخاص بك عن طريق الضغط على "اختيار التاريخ والوقت" (Pick date & time). وعند الانتهاء، أضغط على "جدولة الإرسال" (Schedule send) لتأكيد رسالتك الإلكترونية.

من خلال متصفّح الإنترنت:

توجه إلى "gmail.com" على متصفّحك المفضل، وقم بتسجيل الدخول لحسابك في "Gmail". انقر زر "الإنشاء" (compose) الظاهر في الجزء العلوي الأيسر من شاشة المتصفح. أكتب الرسالة الإلكترونية كالمعتاد. عند الانتهاء، أنقر على سهم القائمة المنسدلة بجوار زر "إرسال" (send)، ثمّ أنقر "جدولة الإرسال" (Schedule send).

وتمامًا كما هو الحال على الهاتف المحمول، يمكنك اختيار وقت محدد مسبقًا من "غوغل"، أو اختيار الوقت الخاص بك عن طريق الضغط على "اختيار التاريخ والوقت" (Pick date & time)، ثمّ اضغط على "جدولة الإرسال" (Schedule send) لتأكيد رسالتك الإلكترونية.

وفي حال غيّرت رأيك، يمكنك إلغاء أي بريد إلكتروني قمت بجدولته بطريقتين مختلفتين على كل من الهاتف الذكي والمتصفّح.

أولًا، ستلاحظ إشعارًا صغيرًا أسفل الشاشة بعد جدولة رسالة بريد إلكتروني. يحتوي هذا الإخطار على زر "تراجع" (Undo). بالضغط عليه، سيتمّ إلغاء بريدك الإلكتروني والعودة إلى نموذج المسودة (Draft) حتى تتمكّن من التعديل والمحاولة مرة أخرى.

الطريقة الأخرى لإلغاء البريد الإلكتروني هي التوجّه إلى مجلد "الجدولة" (scheduled) في "Gmail"، والذي يظهر بعد جدولة رسالة إلكترونية على الويب، إلا أنه يظهر دائمًا على الهاتف المحمول. يمكنك العثور على بريدك الإلكتروني المجدول واختيار حذفه أو إلغائه عن طريق فتحه والضغط على "إلغاء الإرسال" (Cancel send).

تنظيم البريد الإلكتروني

على الرغم من أن هذه الميزة متاحة فقط على Gmail المتصفّح، إلا أنها لا تزال أداة تنظيمية مفيدة للغاية. حيث يمكنك إضافة قواعد لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة الواردة لفرزها تلقائيًا في تصنيفات وتغيير لون التسمية من أجل إدارتها بسهولة.

ويعد تغيير اللون أمرًا سهلًا نسبيًا ويمكنه إضفاء الحيوية على صندوق الوارد الخاص بك.

إليك كيفية تغيير ألوان التصنيف في Gmail:

توجه إلى "gmail.com" في متصفحك. في قائمة الشريط الجانبي على يمين الشاشة، ابحث عن التصنيف الذي أنشأته. إذا لم تجد أي تصنيفات تلقائية، فيمكنك القيام بذلك عن طريق البحث عن قائمة الشريط الجانبي في أسفل الشاشة والنقر على "إنشاء تصنيف جديد" (Create new label). عند التمرير بالمؤشر فوق أحد التصنيفات، ستظهر قائمة من ثلاث نقاط أنقر عليها.

اختر "لون التصنيف" (Label color)، واختر من بين الألوان المحددة مسبقًا من "Gmail"، أو قمّ بإنشاء الألوان الخاصة بك.

إليك كيفية تنظيم البريد الإلكتروني تلقائيًا:

يمكنك أيضًا أن تختار تصنيف رسائلك الإلكترونية بشكل تلقائي في صندوق "الوارد" (inbox)، وأن تحدّد الرسائل الإلكترونية التي تود أن ترسلها فور استقبالها لشخص آخر أو حذفها أو أرشفتها، وذلك عبر اتباع الخطوات التالية:

توجه إلى "gmail.com" في متصفحك. في الجزء العلوي من الصفحة، انقر فوق رمز "الضبط" (adjustment). املأ التصنيفات حسب رغبتك (يمكنك تحديد مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني من مرسلين محددين، وكذلك تحديد رسائل البريد الإلكتروني وربطها بشروط معينة). ويمكن ملء هذا النموذج بعدة طرق مختلفة، ولا يلزم ملء جميع الصناديق. يمكنك اختبار الشروط الخاصة بك عن طريق النقر فوق بحث لمعرفة نوع رسائل البريد الإلكتروني التي ستظهر.

بمجرد تحديد الشروط حسب رغبتك، انقر فوق "إنشاء فلتر" (create filter). ثمّ اختر مصير تلك الرسائل الإلكترونية (سواء أردت حذفها على الفور أو تمييزها بنجمة أو نقلها إلى تصنيف حددته سابقًا أو أردت إنشاء تصنيف جديد). وبمجرد الانتهاء، اضغط على "إنشاء فلتر" (create filter) مرة أخرى.

إشعار البريد غير المقروء

يُمكنك تفعيل هذا الإشعار كي يظهر رقم الرسائل غير المقروءة على رمز متصفّح "غوغل كروم". وإليك خطوات تفعيل هذه الخاصية:

افتح gmail.com في متصفح "غوغل كروم". ابحث عن "الإعدادات" (settings) وانقر عليها في أعلى يمين الصفحة، ثم انقر على "عرض جميع الإعدادات" (See all settings). ثمّ أنقر زر "خيارات متقدمة" (Advanced).

ابحث عن رمز رسالة غير مقروءة" في أسفل القائمة، وأنقره. اختر بعدها "حفظ التغييرات" (Save changes).

سيتم تحديث "Gmail" بعد الضغط على "حفظ التغييرات" (Save changes). ستلاحظ ظهور رقم صغير في علامة "تبويب كروم" إذا كانت لديك رسائل بريد إلكتروني غير مقروءة.

أوضاع عرض "Gmail"

يتيح "Gmail" العديد من الخيارات التي تحدّد شكل بريدك الإلكتروني، سواء كنت ترغب في أن يبدو صندوق "الوارد" (inbox) الخاص بك مكتظًا، بحيث تكون جميع المعلومات الخاصة بك أمامك أو متباعدة. إليك الطريقة:

اذهب إلى "الإعدادات" (settings)، حيث يمكنك التحكّم بشكل بريدك الإلكتروني من بين 3 خيارات: "الإعدادات المسبقة" (Default)، "مريح" (Comfortable)، "المضغوط" (compact). اختبر الخيارات التي تعكس كثافة المحتوى المعروض أمامك، واختر ما يناسب احتياجاتك.

تغيير سمة جيميل الخاص بك

يمكنك تطوير أو اختيار سمة تمثّلك بشكل أفضل، عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني الرتيبة طوال اليوم. ويتيح لك Gmail الاختيار بين الصور والألوان المحددة مسبقًا، وحتى صور Google الخاصة بك لاستخدامها. إليك كيفية تغيير مظهر Gmail:

اذهب إلى gmail.com على الويب. ابحث عن الإعدادات (settings) في أعلى يمين الصفحة وانقر عليها. ابحث عن السمة (theme). يمكنك الاختيار من بين الصور القليلة الموجودة، أو يمكنك النقر فوق عرض الكل (view all) لاختيار المزيد.

إذا لم يعجبك أي من الاقتراحات، أنقر فوق "صوري" (my photos) في أسفل اليسار. اختر بين "المميزة" (featured) و"صوري" (my photos)، و "المحددة مؤخرًا" (recently selected)، إذا كنت تريد الرجوع إلى صورة سابقة.

أما إذا كان حجم الصورة أكبر من 20 ميغابايت، فلن تتمكن من استخدامها. وبمجرد العثور على الصورة التي تريدها، حددها (select)، واضغط على حفظ (save). وبمجرد حفظها، يجب أن ترى المظهر الجديد الخاص بك يظهر في خلفية Gmail.

تشغيل/ إيقاف المحادثة عبر جيميل

إذا كنت تفضّل اعتماد المحادثة أو الاجتماعات عبر تطبيقات أخرى غير جيميل، يُمكنك أن تعتمد الخطوات التالية لإيقاف هذه الميزة:

افتح gmail.com في المتصفح. أبحث عن الإعدادات (settings) في أعلى يمين الشاشة. أنقر فوق عرض جميع الإعدادات (all settings). ابحث عن قسم الدردشة والاجتماع (chat/ meet) وأنقر عليه. بجوار الدردشة، حدّد إيقاف (select off). بجوار الاجتماع (Meet)، حدّد إخفاء قسم الاجتماع في القائمة الرئيسية. ثمّ أنقر فوق حفظ التغييرات (Save changes).

يُذكر أن التراسل الإلكتروني يُعتبر من أقوى أدوات الاتصال وأكثرها فاعلية، لأنه يمتاز بالسهولة والسرعة.

وزادت هذه العملية في الفترة الأخيرة، لا سيما في ظل الظروف التي نعيشها وما فرضته من عمل عن بعد، حيث يقضي ما بين 28 إلى 30% من الموظفين  أوقاتهم سواء في إنشاء رسائل أو الرد على أخرى.