تُعتبر عملية التراسل الإلكتروني من أقوى أدوات الاتصال وأكثرها فاعلية، لأنها تمتاز بالسهولة والسرعة، بحسب ما يقول الخبير والمستشار في مجال التنمية البشرية والتدريب القيادي شكري العياري.
ويشير العياري إلى أن هذه العملية زادت في الفترة الأخيرة، لا سيما في ظل الظروف التي نعيشها وما فرضته من عمل عن بعد، كاشفًا في هذا الشأن ما بيّنته آخر دراسة إدارية من حيث أن ما بين 28 إلى 30% من الموظفين يقضون أوقاتهم سواء في إنشاء رسائل أو الرد على أخرى.
"لكل رسالة إيتيكيت"
وينبّه العياري إلى أن "من بين أهم الأخطاء التي يقع فيها المرسل، عدم استعمال لغة مناسبة ونبرة ملائمة بعيدًا من العواطف".
ويوضح أن الأمر يختلف بحسب الترتيب الإداري بين مخاطبة المدير في العمل والزميل وكذلك العميل، لافتًا إلى أن لكل رسالة مقدار من التهذيب يُسمى "الإتيكيت".
ويؤكد أن اللغة لا بد أن تكون سليمة قلبًا وقالبًا، وخاليةً من الأخطاء النحوية واللغوية، محذرًا في الوقت نفسه من الكتابة أكثر من اللازم.
ويشير إلى أن البريد الإلكتروني لا بد أن يكون مختصرًا، وبليغًا، وراشقًا، ورشيقًا، وذا عنوان يحدد أهميته، وله هدف محدد.
وجوب مراجعة الرسالة
ويضيف العياري: "قبل أن أرسل البريد الإلكتروني عليّ أن أطرح السؤال التالي: لمن سأرسل البريد وما هو محتواه؟"، لافتًا إلى أهمية مراجعة المراسلة قبل إرسالها لعدم الوقوع في أخطاء كبيرة عن غير عمد.
على مستوى الأسلوب في الكتابة، يؤكد وجوب عدم استخدام أحرف غليظة وكبيرة لأنها تعكس نوعًا من الانفعالية والعدوانية، ناهيًا أيضًا عن استعمال الصور الضاحكة الرائجة في المراسلات الشخصية.
وفي حال الوقوع بالخطأ، يقول: "لا بد من رسالة اعتذار تأتي مباشرة بعد البريد، لتقليل شأن الخطأ، وليس بعد يوم أو يومين".